聯(lián)系人：吳經(jīng)理
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每年的年會(huì)根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小不同會(huì)展現(xiàn)出了較大的差異化。中小型企業(yè)的年會(huì)一般是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、員工表演、全體用餐、員工表彰等幾個(gè)簡單的環(huán)節(jié)就可以覆蓋。大型企業(yè)的年會(huì)策劃及組織時(shí)間粗略估計(jì)往往會(huì)超過半年，甚至是一年，并且需要專門的策劃團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)。
以上也并不是說小型企業(yè)所辦的年會(huì)規(guī)模就小，部分企業(yè)的年會(huì)可能會(huì)與其產(chǎn)品的發(fā)布會(huì)合并，那么現(xiàn)場參會(huì)的客戶和媒體數(shù)量也可能促成一場規(guī)模宏大的年會(huì)。
今天的課題叫“年會(huì)策劃與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)”，并不是不關(guān)注年會(huì)現(xiàn)場的實(shí)施環(huán)節(jié)，相反，因?yàn)楝F(xiàn)場環(huán)節(jié)是整個(gè)年會(huì)中重要的，且需要行政根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況調(diào)整，年會(huì)相關(guān)的流程表、策劃方案、年會(huì)游戲等文檔模版可以在文末領(lǐng)取，本文僅僅談策劃與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)兩個(gè)環(huán)節(jié)。
1、年會(huì)策劃的思路
如果大家不知道年會(huì)的策劃方案該怎么下手的話，建議先簡單地先列個(gè)時(shí)間表出來，填進(jìn)去我們上小學(xué)寫作文時(shí)老師要求的人、事、地、物、時(shí)間五個(gè)關(guān)鍵要素，再加上開頭和結(jié)尾，基本就能夠完成年會(huì)策劃方案的框架了。而企業(yè)規(guī)模越大，則建議參與年會(huì)策劃與組織的部門越多越好，這樣更有利于安排下面的協(xié)同工作。
既然是年會(huì)，其策劃的核心通常會(huì)圍繞以下三個(gè)主要環(huán)節(jié)：總結(jié)過去，表彰先進(jìn)，展望未來。為了給大家一個(gè)比較清晰的思路，我們可以建一個(gè)簡單的表格，將與年會(huì)有關(guān)的策劃內(nèi)容都填進(jìn)去，再根據(jù)后期年會(huì)小組的溝通情況，領(lǐng)導(dǎo)和員工的意見反饋等，及時(shí)進(jìn)行修訂和更新。
年會(huì)的策劃一定要基于企業(yè)自身的特點(diǎn)來展開，別人家的年會(huì)策劃你可以參考，但不建議照搬。大家可以把自己想到的與年會(huì)相關(guān)的工作都填寫到上表內(nèi)，寧可多填也不要漏項(xiàng)。同時(shí)建立年會(huì)工作小組，將表格內(nèi)的工作進(jìn)行合理分工，其關(guān)鍵是要做到事事有人管，人人有監(jiān)督，大家要定期召開工作的進(jìn)度會(huì)，把各自所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展情況分享出來，尤其是那些未能如期完成的任務(wù)，其難點(diǎn)在哪兒，會(huì)不會(huì)對(duì)其他任務(wù)造成影響，應(yīng)急處理方案等等。
年會(huì)的策劃方案一定要經(jīng)得起反復(fù)推敲，對(duì)其中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行沙盤討論或現(xiàn)場模擬。譬如很多復(fù)盤總結(jié)中都會(huì)有“時(shí)間不夠”這一點(diǎn)，決議和成果的導(dǎo)出比較匆忙，這跟在年會(huì)策劃中沒有給突發(fā)事件預(yù)留出足夠的緩沖時(shí)間有很直接的關(guān)系。網(wǎng)上年會(huì)翻車的案例有很多，這里就不贅述。
現(xiàn)在也有很多專門為企業(yè)策劃年會(huì)的公關(guān)公司，他們參與策劃過各種企業(yè)的年會(huì)，經(jīng)驗(yàn)相當(dāng)豐富，當(dāng)您的年會(huì)小組如果確實(shí)難以拼湊出一個(gè)完整年會(huì)的策劃方案的時(shí)候，在預(yù)算能夠支持的情況下，選擇一家有資質(zhì)的年會(huì)策劃公司也是一條不錯(cuò)的捷徑。
2、年會(huì)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
現(xiàn)在簡單聊聊經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，年會(huì)的現(xiàn)場通常是雜亂而有序的。建議在年會(huì)現(xiàn)場安排督查人員來監(jiān)控整個(gè)年會(huì)進(jìn)程是否按預(yù)定計(jì)劃推進(jìn)，對(duì)于規(guī)模龐大的年會(huì)現(xiàn)場，這種類似于觀察員身份的工作人員會(huì)安排多人，他們分散在場地的各關(guān)鍵部位，緊跟每一分鐘的現(xiàn)場變化，他們的其中一個(gè)主要任務(wù)，就是在現(xiàn)場出現(xiàn)問題時(shí)指揮采取應(yīng)急措施，同時(shí)收集年會(huì)現(xiàn)場進(jìn)行中的欠缺問題，用于后期復(fù)盤。
年會(huì)復(fù)盤的時(shí)候，要著重關(guān)注那些沒有達(dá)到預(yù)期效果，以及發(fā)生失誤的工作內(nèi)容，只有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)才能進(jìn)步。信息和數(shù)據(jù)的收集一方面可以通過私下采集信息等方式來了解員工的真實(shí)反饋，同時(shí)也可以通過對(duì)現(xiàn)場錄像的回放來篩查出每一個(gè)環(huán)節(jié)所存在的瑕疵，當(dāng)然還有很多的現(xiàn)場觀察員提供的信息。
通過項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議的方式，讓大家把整個(gè)年會(huì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題開誠布公地講出來。參與會(huì)議人員既包括我們甲方自己年會(huì)工作小組的成員，也包括合作的場館及搭建公司等供應(yīng)商的現(xiàn)場負(fù)責(zé)人員。會(huì)上要使得每一個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。同時(shí)我們要求對(duì)事不對(duì)人，不要把一個(gè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)開成批判會(huì)。
所有的經(jīng)驗(yàn)及總結(jié)不要停留在大家的討論階段，一定要寫成專業(yè)的書面總結(jié)報(bào)告并留存相關(guān)的會(huì)議資料，分享給參與年會(huì)的相關(guān)人員，尤其是即將負(fù)責(zé)組織下一屆年會(huì)的同學(xué)們，他們也將會(huì)從中受益匪淺。
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