年會(huì),是每個(gè)企業(yè)都繞不過去的。
不論這一年下來(lái),是成績(jī)平平還是大豐收,甚至走下坡路,年會(huì),都是必不可少的一個(gè)“大餐”。
做得好,再接再厲;做得不好,明年更努力。或許,這就是年會(huì)所代表的意義。
在員工心中,沒有年會(huì)的一年,是沒有靈魂的。失去了靈魂,還談什么明年?
在員工的無(wú)限期待中,年會(huì)這個(gè)重?fù)?dān),毫無(wú)疑問就落到了HR身上。
只要把年會(huì)各環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)好,并付之于流程、內(nèi)容創(chuàng)新,年會(huì)也能辦的有聲有色,下面就聊聊年會(huì)策劃推行六步曲:
1、醞釀階段
年會(huì)醞釀階段,我們要理清和整體構(gòu)思如下幾個(gè)問題:
一:首先要明確年會(huì)的目的是什么?是展示企業(yè)文化還是表彰?論功行賞還是單純只是聚餐慰勞員工。
二:年會(huì)的預(yù)算是多少?預(yù)算多少?zèng)Q定年會(huì)舉辦的范圍活動(dòng)的大小,需要與老板溝通費(fèi)用,才能更好的規(guī)劃。
三:年會(huì)的舉辦形式是什么?是酒店聚餐?還是文藝晚會(huì)?還是其他等?
四:年會(huì)舉辦的時(shí)間是什么時(shí)候?選擇時(shí)間是春節(jié)放假前還是春節(jié)后舉辦等。
醞釀階段需要企業(yè)把目的搞清楚的情況下,提前2-3個(gè)月時(shí)間去構(gòu)思年會(huì)為什么舉辦,在什么地方,什么時(shí)候舉辦,才不至于臨時(shí)抱佛腳。
2、策劃階段
策劃階段,主要核心圍繞以下思路進(jìn)行:
一:擬定方案:年會(huì)主題、主要環(huán)節(jié)等
二:選人員:籌備事宜分工。
三:實(shí)施計(jì)劃表。
四:年會(huì)流程及分工。
策劃階段很重要的一步是要和企業(yè)老板確定年會(huì)主題;主題是核心,年會(huì)一定要有主題,確定主題就年會(huì)方向就基本出來(lái)了,在圍繞年會(huì)主題構(gòu)思主要環(huán)節(jié)節(jié)目,我們年會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)要圍繞著主題來(lái)展開,至少要穿插與主題相關(guān)的內(nèi)容在年會(huì)之中,讓與會(huì)人員能夠感受到我們的年會(huì)主題。比如:共創(chuàng)、共享、共贏等就要圍繞從員工、企業(yè)、客戶三方的努力和收獲開展具體構(gòu)思。
3、籌備階段
籌備階段,是實(shí)施前的重要一步,需要圍繞如下思路進(jìn)行:
一:預(yù)算申請(qǐng)。計(jì)劃出來(lái)了,預(yù)算是推行的物質(zhì)保障,沒有資金一切都無(wú)法施展。
二:活動(dòng)宣傳。年會(huì)策劃好后,要用文字或其他形式進(jìn)行宣傳造勢(shì),讓員工提前喜慶和給予希望。
三:人員邀請(qǐng)。年會(huì)可以提前寫好邀請(qǐng)函,邀請(qǐng)與公司主題相關(guān)核心的客戶、服務(wù)商等。
四:物料采購(gòu)、制作。根據(jù)節(jié)目計(jì)劃采購(gòu)所需物料,提前制作各種道具。
五:確定年會(huì)地點(diǎn)。根據(jù)公司的預(yù)算以及年會(huì)主題,需要提前確定地方,如是外面酒店,則需要提前預(yù)定,畢竟年末需求大很難預(yù)定。
籌備階段就是細(xì)致化的內(nèi)容,具體到哪些宣傳形式、宣傳內(nèi)容如何、哪些人參加、哪些環(huán)節(jié)需要哪些人等等。
之所以要確定這些,是為了避免內(nèi)容出錯(cuò),以及人員安排上的沖突,有些人當(dāng)時(shí)可能有其他事情無(wú)法參加,那就要提前確定好。
4、現(xiàn)場(chǎng)布置
現(xiàn)場(chǎng)是年會(huì)舉辦的“臉面”,也是直接感官的體驗(yàn),在年會(huì)具體開展之前,就進(jìn)行場(chǎng)地的布置,確保正式開始時(shí),沒有因?yàn)閳?chǎng)地、設(shè)備、人員分工等原因,造成混亂與無(wú)序。
現(xiàn)場(chǎng)布置側(cè)重要圍繞如下幾點(diǎn)展開:
一:整體風(fēng)格設(shè)計(jì)。圍繞年會(huì)主題和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,設(shè)計(jì)能體現(xiàn)主題的風(fēng)格和裝飾,承托出年會(huì)的主題。
二:現(xiàn)場(chǎng)桌椅的擺設(shè)與人員座位安排,便于人員秩序進(jìn)場(chǎng)。
三:麥克風(fēng)及DJ等現(xiàn)場(chǎng)節(jié)目道具。
四:其他年會(huì)或節(jié)目用到的物品布局?jǐn)[放等。
現(xiàn)場(chǎng)物品及布局好后,要根據(jù)策劃計(jì)劃反復(fù)核對(duì),是否存在漏洞,并根據(jù)計(jì)劃測(cè)試各種工具是否正常,避免道具紕漏而造成不必要的尷尬。
5、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施
年會(huì)開始前,為了檢驗(yàn)計(jì)劃是否不足,需要提前進(jìn)行演練,為正式實(shí)施做好鋪墊。演練可以圍繞如下幾點(diǎn)開展:
一:節(jié)目彩排等。
二:工作人員分工演練(如:誰(shuí)簽到、誰(shuí)發(fā)禮品、誰(shuí)引導(dǎo)等)。
三:主持人及禮儀搭配等
四:入座、就餐順序安排等。
正式開始時(shí),現(xiàn)場(chǎng)需要做些什么,這些也要具體規(guī)定下來(lái)。目的就是保證現(xiàn)場(chǎng)秩序是穩(wěn)定可控的。如果每個(gè)人都按照自己的想法來(lái),這個(gè)事情做下來(lái)的結(jié)果,可想而知的混亂。所以預(yù)演彩排就很有必要。
6、項(xiàng)目總結(jié)
年會(huì)舉辦完畢,不能就此放松,而忽視總結(jié),需要做好善后及復(fù)盤計(jì)劃,項(xiàng)目總結(jié)主要圍繞以下幾點(diǎn)開展:
一:預(yù)算與財(cái)務(wù)報(bào)告。核算根據(jù)年會(huì)策劃方案預(yù)算與實(shí)際開支,做一個(gè)核算,形成財(cái)務(wù)報(bào)告。
二:總結(jié)復(fù)盤。召集年會(huì)策劃、實(shí)施主要核心及骨干成員,研討、總結(jié)年會(huì)過程不足的地方,以及收集相關(guān)部門人員的意見,形成文案,為下次年會(huì)做出借鑒,同時(shí)表?yè)P(yáng)做的人和事,鼓勵(lì)做的不好的人員繼續(xù)努力。
三:年會(huì)檔案歸檔。把年會(huì)相關(guān)計(jì)劃、資料、、視頻等資料分類整理歸檔,以便后續(xù)公司文化宣傳等。
年會(huì)完成后,究竟結(jié)果如何,需要負(fù)責(zé)人組織大家做一個(gè)復(fù)盤。哪些下次可以繼續(xù)采用,哪些需要改進(jìn),花了多少錢等等,都是需要做到心中有數(shù)。
以上就是年會(huì)策劃推行的六步曲,把這些環(huán)節(jié)都弄清楚了,年會(huì)肯定不會(huì)差到哪里去。至于創(chuàng)新與出彩,就是在這些流程之上所做的改善。