慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上，得到各方面的體現(xiàn)。

　　(1)慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請(qǐng)柬;來賓組成：政府官員、地方實(shí)力人物、知名人士、新聞?dòng)浾摺⑸鐓^(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等?？傊?，來賓要具有一定的代表性;發(fā)放請(qǐng)柬要求：請(qǐng)柬提前7—10天發(fā)放。重要來賓請(qǐng)柬發(fā)放后，組織者當(dāng)天應(yīng)電話致意。慶典頭晚再電話聯(lián)系。

　　(2)設(shè)計(jì)慶典活動(dòng)程序;一般程序：主持人宣布開典;介紹來賓;由組織的重要領(lǐng)導(dǎo)或來賓代表講話;安排參觀活動(dòng);安排座談或宴會(huì);邀請(qǐng)重要來賓留言或提字。

　　(3)落實(shí)致辭人和剪彩：;致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織高負(fù)責(zé)人，客方為德高望重、社會(huì)地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應(yīng)征得本人同意。

　　(4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動(dòng)內(nèi)容等相關(guān)材料，將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來賓。對(duì)記者，還應(yīng)在其材料中添加較詳細(xì)的資料，以方便記者寫作新聞稿件。

　　(5)慶典活動(dòng)的接待工作;設(shè)置接待室。對(duì)所有來賓，都應(yīng)熱情接待，耐心服務(wù);對(duì)重要來賓，要由組織領(lǐng)導(dǎo)親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。

　　在慶典的籌備組織內(nèi)，根據(jù)實(shí)際需要，下設(shè)若干專項(xiàng)小組，分別針對(duì)如公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各專項(xiàng)負(fù)責(zé)，使權(quán)責(zé)清晰明確。其中禮賓組，重要。

　　慶典的禮賓接待組，通常由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年組成。具體工作有以下幾項(xiàng)：一，來賓的迎送。二，來賓的引導(dǎo)。即由專人負(fù)責(zé)為來賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。三，來賓的陪同。對(duì)于某些年事已高或非常重要的來賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。

　　舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)，是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)，應(yīng)精心布置好。對(duì)它的安排、布置是否恰如其分，往往會(huì)直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的設(shè)計(jì)程序，在布置舉行商務(wù)類型的慶典現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要通盤考慮：

　　一，地點(diǎn)選擇。因秉承“量體裁衣”原則，根據(jù)慶典目的結(jié)合實(shí)際進(jìn)行選擇，切勿因地點(diǎn)選擇不慎，從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

　　二，環(huán)境美化。在著力烘托出熱烈、隆重、喜慶氣氛的同時(shí)突出舉辦單位特色，避免“喧賓奪主”。

　　三，場(chǎng)地大小。根據(jù)參加人數(shù)合理選擇，過大或過小都會(huì)影響慶典效果。

　　四，音響準(zhǔn)備。對(duì)于曲目嚴(yán)格審查，使其符合整體烘托要求。對(duì)于設(shè)備嚴(yán)格把關(guān)，調(diào)試工作做細(xì)做好。

　　慶典程序詳盡清晰。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時(shí)，有兩條原則必須堅(jiān)持：一，時(shí)長(zhǎng)適度。二，過程明晰。依照常規(guī)，翔云活動(dòng)策劃認(rèn)為一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項(xiàng)程序：