如何對會議進(jìn)行有效的策劃

　　良好的會議策劃是會議成功的第一步，一個(gè)能夠令與會者帶著滿意離開的會議，必定是一個(gè)策劃周密的會議。會議策劃過程中年有三個(gè)要素，即會議目標(biāo)、與會者和會議方案。

　　1.會議目標(biāo)

　　每次會議都必須以實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)為目標(biāo)。會議的目標(biāo)決定了會議計(jì)劃中的許多環(huán)節(jié)。只有明確會議的目標(biāo)，才能確定誰將參加會議，并據(jù)此確定會議的地點(diǎn)、議程和預(yù)算。例如，跨國公司亞太區(qū)總部的年度規(guī)劃會議旨在通過會議確定未來的商業(yè)戰(zhàn)略和營銷計(jì)劃。顯然，這樣的會議需要一個(gè)高水平的會議場所、先進(jìn)的會議設(shè)施和高度的安全保密要求。這種會議與政府部門組織的行業(yè)會議明顯不同。因此，只有明確會議的明確目標(biāo)和為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而安排的會議內(nèi)容，才能確定會議的其他要素。

　　一旦確定了會議的目標(biāo)，就可以確定哪些人需要參加會議。除了與會議目標(biāo)和內(nèi)容直接相關(guān)的與會者外，還需要考慮另外兩類人。一個(gè)是是否需要邀請不同類型的貴賓，如政府官員、行業(yè)高管或?qū)＜覍W(xué)者。這些人的參與可以提高會議的水平。第二個(gè)問題是是否允許(或邀請)參與者帶上他們的家庭成員。如果參加者人數(shù)相對較少，可以考慮邀請家庭成員參加中高層會議，以增進(jìn)中高層員工之間的感情。此外，如果是獎勵旅行，也可以邀請家庭成員參加，以激勵這些獎勵員工更好地工作。

　　2.與會者

　　一旦明確了會議目標(biāo)，就可以確定哪些人需要參加會議。除了與會議目標(biāo)、會議內(nèi)容直接相關(guān)的與會者以外，另兩類人是經(jīng)常需要考慮的，一是是否需要邀請不同類型的貴賓，比如政府官員、行業(yè)主管、或者是專家學(xué)者等，這些人員的參加可以提升會議的層次。二是是否允許(或邀請)與會者攜帶家屬。如果是參加人數(shù)較少的中、高層會議，可以考慮邀請家屬參加，以增進(jìn)中、高層員工之間的感情。另外，如果是獎勵旅游，也可以邀請家屬參加，以激勵這些獲得獎勵的員工更好地工作。

　　3.會議方案

　　活動策劃的結(jié)果，是一套完善的會議方案，包括會議概要(會議主題、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、與會人員等)、會議日程及相關(guān)實(shí)務(wù)、會議預(yù)算三個(gè)部分。

　　在會議的總結(jié)部分，確定會議主題非常重要。會議主題應(yīng)與會議目標(biāo)相一致，具有吸引力和共鳴性。例如，區(qū)域合作會議的主題可以是“展望未來”，公司年會的主題可以是“營銷整合提升績效”。為了使主題更加生動和流行，主題可以用圖形化的標(biāo)志來表達(dá)?！罢雇磥怼钡臉?biāo)志可以是未來風(fēng)格的設(shè)計(jì)。“營銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”等圖形來表達(dá)。當(dāng)然，您也可以使用會議主題的縮寫字母作為會議的符號。

　　會議日程是會議計(jì)劃的主要部分。在這里我們需要考慮的是與會者的到達(dá)和離開時(shí)間，每個(gè)時(shí)段的活動安排，會議內(nèi)容等。除了正式的會議議程，包括用餐、娛樂和休息，我們還需要考慮和安排盡可能徹底和準(zhǔn)確的時(shí)間。此外，令人興奮的開幕式和閉幕式也是主要考慮因素。會議日程通常是時(shí)間和事件的一種形式，但是許多重要的會議項(xiàng)目不能在日程中詳細(xì)列出。因此，對于會議策劃人來說，有必要詳細(xì)列出會議從策劃、實(shí)施到評價(jià)和反饋的各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)清單。這實(shí)際上是一個(gè)會議組織的藍(lán)圖，如果您可以遵循它的話。Tusuoji，會議可以自然地組織得井然有序，以達(dá)到預(yù)定的會議目標(biāo)。