商務(wù)人員參加慶祝儀式的機(jī)會(huì)是很多的,既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式,也有可能應(yīng)邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。
第一類,本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時(shí)進(jìn)行。第二類。當(dāng)單位本身榮獲了某項(xiàng)榮譽(yù)稱 號(hào)、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內(nèi)外重大展評(píng)中獲獎(jiǎng)之后,這類慶典基本上均會(huì)舉行。第三,本單位取得重大業(yè)績的慶典。這些來之不易的成績,往往都是要慶祝的。 第四類,確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí),自然都值得慶祝一番。就形式而論,若能由此而增強(qiáng)本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感,并且使社會(huì)各界對(duì)本單位重新認(rèn)識(shí)、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進(jìn)行一些人、物的投 入,任何理智、精明的商家,都會(huì)對(duì)此在所不惜。所之,增強(qiáng)本單位全體員工的自豪感無所作為,那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢,也沒有必要好大喜功、非要 去搞它不可。往往會(huì)各有多方面的不同要求。即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的。以下,對(duì)其分別予以介紹。先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。需要記住兩大要點(diǎn):其一,要體現(xiàn)出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內(nèi)容。毋庸多言,不論是舉行慶典的具體場合、慶典進(jìn)行過程中的某個(gè)具體場面,還是全體出席者的情緒、表現(xiàn),都要體現(xiàn)出紅火、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此,慶典的宗旨――塑造本單位的形象,顯示本單位的實(shí)力,擴(kuò)大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。得到全面的體現(xiàn)。 如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內(nèi)容安排,來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題。
首先,或是讓對(duì)方勉為其難。確定慶典出席者名單時(shí),始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想,一般來說,慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士:
一.是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。大都對(duì)單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo)。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。
二.是社會(huì)名流。社會(huì)各界的名人對(duì)于公眾有吸引力,能夠請到創(chuàng)始們,將有助于更好地提高本單位的知名度。
三.是大眾傳媒。在被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會(huì)“第四權(quán)力”。邀請它們,并主動(dòng)與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進(jìn)而有助于加深社會(huì)對(duì)本單位的了解和認(rèn)同。
四.是合作伙伴。請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應(yīng)該的,而且也是絕對(duì)必要的。
五.是社區(qū)關(guān)系。對(duì)本單位具有種種制約作用的社會(huì)實(shí)體。例如,本單位周圍的居民委員會(huì)、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的慶典,會(huì)使對(duì)方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。
六.是單位員工。都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí),是不容許將他們完全“置之度外”的。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。
其次,與一般商務(wù)交往中來賓的接待相比,對(duì)出席慶祝儀式的來賓的接待,更應(yīng)突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來賓,而且還應(yīng)當(dāng)通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設(shè)法使每位來賓都能心情舒暢。