應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場,是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)。對(duì)它的安排、布置是否恰如其分,往往會(huì)直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范,商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場時(shí),需要通盤思考的主要問題有:
一.是地點(diǎn)的選擇。在選擇具體地點(diǎn)時(shí),應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來決定。本單位的禮堂、會(huì)議廳,本單位內(nèi)部或門前的廣場,以及外借的大廳,等等,均可相機(jī)予以選擇。不過在室外舉行慶典時(shí),切勿因地點(diǎn)選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。
二.是環(huán)境的美化。在反對(duì)鋪張浪費(fèi)的同時(shí),應(yīng)當(dāng)量力而行,著力美化慶典舉行現(xiàn)場的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現(xiàn)場張燈結(jié)彩,懸掛彩燈、彩帶,張貼一些宣傳標(biāo)語,并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力,還可以請(qǐng)由本單位員工組成的樂隊(duì)、鑼鼓隊(duì)屆時(shí)演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧。但是這類活動(dòng)應(yīng)當(dāng)要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧,或者“喧賓奪主”。千萬不要請(qǐng)少先隊(duì)員來扮演這類角色,不要?jiǎng)趧?dòng)孩子們?yōu)檫@類與他們無關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。
三.是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場時(shí),應(yīng)當(dāng)牢記并非愈大愈好。從理論上說,現(xiàn)場的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。也就是說場地的大小,應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng)。人多地方小,擁擠不堪,會(huì)使人心煩意亂。人少地方大,則會(huì)讓來賓對(duì)本單位產(chǎn)生“門前冷落車馬稀”的錯(cuò)覺。
四.是音響的準(zhǔn)備。在舉行慶典之前,務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好。尤其是供來賓們講話時(shí)使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備,在關(guān)鍵時(shí)刻,絕不允許臨陣“罷工”,讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占“主角”的位置,通常是可以的。但是對(duì)于播放的樂曲,應(yīng)先期進(jìn)行審查。切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇,隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。