一、聯(lián)系：

    聯(lián)系分主動聯(lián)系與被動聯(lián)系，主動聯(lián)系是我們知道會議舉辦方有會議意向后的主動聯(lián)系，被動聯(lián)系是指會議舉辦方通過其它渠道找到我們；一般聯(lián)系到我，我都會要求對方盡可能提供比較詳細的一些計劃，這樣方便后面的策劃及方案編寫。

    二、策劃：

    根據(jù)客戶的會議基本要求，策劃會議的基本方案：地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等等，每個細節(jié)都必須考慮客戶的承受力和滿意程度；

    三、方案提供：

    把基本的策劃思路和客戶溝通，并形成文字方案，以便客戶在其單位的備案和審批；

    四、前期考察：

    在前期的一些基本交流后，客戶一般會選擇到海南進行策劃方案的實地考察，我們將提供所有的協(xié)助；

    五、合約：

    考察滿意后，進行合約的簽署，把所有接待涉及內(nèi)容編寫入內(nèi)，個人認為，簽署合約對雙方都有好處，不要拍胸膀決定；而且細節(jié)相當重要；我們海南旅游資訊網(wǎng)前年接待的上海汽輪機的訂貨會，客戶的要求相當細，很多想到的或沒想到的細節(jié)都被羅列出來，雖然前面略嫌煩瑣，但是后面很多相關問題解決起來就非常流暢了。

    六、預付款：

    簽好合約我是要求有一定的預付款的，這樣整個會議過程才會流暢，因為酒店預訂需要預付款、車輛預訂也需要預付款；如果不提供預付款，我們的訂單隨時有可能被取消；這是件不可彌補的麻煩事，特別是會議人數(shù)多的時候。

    七、預訂：

    這是我方必須認真操作的一件事，把合約相關的一些接待單位預訂好，該給的預付款一定要到位；海南很多時候的客房是突然緊張的（只要出現(xiàn)一些大型會議或活動）。

    八、接待：

    接待是整個會議的核心部分，包括接送機、會議安排、客房安排、用車安排、活動組織等，都應嚴格按照合約操作，當然一些突發(fā)事件或標準增減隨時都作出相對應的調(diào)整；這個細節(jié)我將在另外一篇文章說明。

    九、結算：

    會議操作結束時，雙方財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照合約執(zhí)行核算。